ประกาศกรมศุลกากรที่เกี่ยวข้องกับกรณีนี้คือ ประกาศกรมศุลกากร ที่ 36/2561 ในเบื้องต้นประกาศฉบับดังกล่าว กล่าวเพียงว่าบุคคลตามประกาศฯ ต้องเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการนำเข้าส่งออก ซึ่งสามารถเก็บได้สองลักษณะ คือ เอกสารที่เป็นรูปแบบกระดาษและแบบอิเล็กทรอนิกส์ จะเก็บที่ใดของบริษัทก็ได้ หรือหากเก็บไว้ที่อื่นนอกบริษัทต้องแจ้งกรมศุลกากรก่อน โดยต้องเก็บเอกสารไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันนำเข้าหรือส่งออก และเก็บเป็นสัดส่วนเพื่อให้พนักงานเข้าไปตรวจสอบได้โดยง่าย 

กรณีของบริษัทที่จำเป็นต้องเก็บต้นฉบับไว้ที่ฝ่ายบัญชี และจัดทำสำเนาเก็บแยกต่างหาก หากเจ้าหน้าที่ศุลกากรขอตรวจสอบเอกสารซึ่งเป็นรูปแบบกระดาษ บริษัทต้องจัดหาให้ตามที่ร้องขอ